Работа в Одессе

Высшее образование (строительное, юридическое, экономическое).
Замужем, наличие детей

Должен знать:
Организацию и стандарты делопроизводства.
Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.
Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.
Принципы организации снабжения офиса
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
Правила пользования оргтехникой и ПК.

Должностные обязанности:

Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
Выяснять потребности звонящих и посетителей.
Переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников.
Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать).
Вести архив документов, писем, газет, информационных материалов.
Вести работу с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем).
Подготавливать и оформлять документацию, необходимую для организации работы компании.
Осуществлять доставку особо важных документов и договоров.
Осуществлять отправку и прием документов из регионов.
Обеспечивать сотрудников компании пропускными документами.
По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками Подразделений.
Своевременно информировать сотрудников об изменениях или нововведениях в компании.
Следить за изменениями в организационной структуре компании, своевременно вносить коррективы.
Обновлять список телефонов и адресов, необходимых Подразделению и мобильных телефонов сотрудников.
Организовывать подготовку документов, материалов, необходимых для ведения переговоров с эксплуатационными службами, коммунальными организациями, государственными органами, охранной службой.
Следить за порядком в офисе. Организовывать работу уборщицы.
Организовывать работу водителя.
Проводить инвентаризацию хозяйственной части компании.
Осуществлять подготовку данных и документов для формирования бюджета расходов на административно-хозяйственные нужды.
Осуществлять подготовку данных для начисления заработной платы.
Осуществлять обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, водой, чаем кофе, сахаром, моющими средствами (заказ, контроль доставки и составление финансовой отчетности).
Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
Отвечать за исправное состояние огнетушителей.
Вести документацию по анкетным данным сотрудников. Осуществлять своевременное поздравление сотрудников Подразделения.
Поддерживать позитивный моральный климат в офисе. Проявлять взаимовыручку, ответственность, доверие, поддержку, оптимизм.
Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
Выполнять правила трудового распорядка, принятые в компании.